Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Automatisch een factuur maken in WooCommerce

Wil jij een eigen webshop maken met WooCommerce? Dan merk je al gauw dat het alleen mogelijk is om handmatig facturen te maken en te versturen. Dit kost erg veel tijd. Helemaal als je tientallen, of misschien wel honderden bestellingen per dag hebt.

Daarnaast is de kans groot dat er een keer iets fout gaat, en dat wil je natuurlijk niet. In dit artikel bespreek ik een gratis plugin die automatisch een PDF factuur aanmaakt en verzendt. Ook laat ik je zien hoe je deze WordPress plugin installeert.

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

De plugin waar we vandaag mee werken heet: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Deze plugin is helemaal gratis te gebruiken en is ook in het Nederlands beschikbaar.  In de alinea hieronder zie je hoe je de plugin installeert.

Lees ook: Wat is WooCommerce en hoe gebruik je de WordPress pluign?

De plugin installeren

Voor het installeren van de plugin, log je in bij jouw WordPress website. Vervolgens ga je in het dashboard naar Plugin > Nieuwe plugin. Rechts bovenin kun je naar nieuwe plugins zoeken. Je gaat op zoek naar: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.

Met het eerste zoekresultaat gaan we vandaag aan de slag. Deze plugin is van Ewout Fernhout en is in totaal meer dan 300.000 keer gedownload. Je kunt de plugin nu installeren. Vervolgens activeer je de plugin (zie onderstaande schermafbeelding).

WooCommerce facturen maken

Wat kan je met de plugin?

Je hebt nu de plugin geïnstalleerd. Voordat we kijken naar de instellingen van de plugin, wil ik nog even vertellen wat je allemaal kan met de plugin.

  • Je kan automatisch PDF facturen versturen na een bestelling
  • Je kunt de PDF factuur of de pakbon van de bestelpagina downloaden
  • Je kunt de factuursjablonen aanpassen met CSS & HTML
  • Je kan gebruikmaken van doorlopende factuurnummers (verplicht in Nederland)

Vooral dat laatste is erg belangrijk. Bij de belastingdienst moeten jouw facturen namelijk een opeenvolgende nummering hebben. Als je één webshop hebt als inkomstenbron, dan is het met deze plugin eenvoudig gefixt. Het kan echter ook zijn dat je meerdere inkomstenbronnen hebt.

In dat geval moet je jouw webshop koppelen aan het boekhoudsysteem dat jij gebruikt. Stel; je hebt een webshop. Daarnaast bied je nog diensten aan. Dan werkt het niet als de facturen van jouw webshop een opeenvolgende nummering hebben. Ondertussen worden er ook diensten afgenomen.

Je wilt niet dat dit door elkaar gaat lopen en dat de factureringsnummers niet meer kloppen. Het is daarom goed om jouw WooCommerce webshop te koppelen aan jouw boekhoudsysteem. Dit kan met bijvoorbeeld MoneyBird, of met e-boekhouden.nl. Beide hebben een koppeling met WooCommerce.

De instellingen van WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

We gaan nu kijken naar de instellingen van de gratis plugin. Ik heb geen uitbreidingen toegevoegd, omdat dit niet per sé nodig is voor het automatisch aanmaken en verzenden van facturen.

Je gaat nu in het menu naar WooCommerce > PDF facturen. Je ziet dan drie verschillende tabs, met: Algemeen, Documenten en Status. Hier kun je de instellingen van de plugin aanpassen.

Hieronder doorloop ik de belangrijkste instellingen, verdeeld over de verschillende tabbladen.

Algemeen

  • Je kiest hoe je de PDF wilt bekijken (openen in een nieuw venster, of direct downloaden).
  • Je kiest een template voor je factuur, of je maakt deze zelf.
  • Je kunt kiezen om de testmodus te activeren (let op: In testmodus zullen factuurnummers en -datums nog steeds worden aangemaakt!)
  • Je kunt de shopnaam, shop adres en het logo toevoegen aan de factuur.
  • Je hebt de mogelijkheid om een voettekst toe te voegen. Hier kun je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden en het retourenbeleid aan toevoegen.

Documenten

  • Je kunt de instellingen voor zowel de factuur als de pakbon aanpassen.
  • Je bepaalt aan welke mail je de factuur automatisch wilt toevoegen.
  • Je kan ervoor kiezen om het verzendadres, mailadres en telefoonnummer toe te voegen.
  • Je kunt de instellingen voor de factuurnummers aanpassen (nogmaals: zorg ervoor dat deze opeenvolgend zijn).
  • Je kunt aangeven of het mogelijk is om de factuur te downloaden in Mijn account.

Voor de pakbon kun je de volgende instellingen aanpassen:

Instellingen factuur

Status

Dit zijn vooral geavanceerde instellingen die je in eerste instantie minder zult gebruiken. Je kunt hier bijvoorbeeld aangeven of klanten met een gastaccount de PDF kunnen inzien. Ook kun je hier instellen wanneer PDF bestanden uit de tijdelijke map opgeruimd moeten worden.

Meestal is dit het tabblad waar ik weinig aanpassingen hoef te doen. Voor mij is het belangrijkst dat de factuur automatisch verstuurd wordt. Ook wil ik de factuur automatisch downloaden naar mijn computer, zodat ik altijd een overzicht heb van de bestellingen die gedaan zijn.

In sommige gevallen koppel ik mijn WooCommerce shop ook aan één van de eerder vermelde boekhoudprogramma’s.

Lees ook: Hoe voeg je BTW toe aan een WooCommerce webshop?

Eenvoudig en automatisch een factuur maken in WooCommerce

Zoals je ziet is het helemaal niet lastig om automatisch facturen te versturen met WooCommerce. Je hebt alleen wel even een plugin nodig die deze functionaliteit toevoegt. Gelukkig helpt de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin jou hier gratis bij.

Ondanks dat de plugin helemaal gratis is, kun je ervoor kiezen om uitbreidingen toe te voegen aan de plugin. Met WooCommerce Automatic Order Printing wordt het bijvoorbeeld mogelijk om facturen gelijk naar je printer te sturen.

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Professional zorgt ervoor dat jij PDF proforma facturen kunt maken en versturen. Ook kun je hiermee creditnota’s aanmaken voor terugbetalingen en is het mogelijk om iedere factuur een unieke bestandsnaam te geven. Hieronder zie je wat er nog meer mogelijk is met deze uitbreiding.

WooCommerce facturen uitbreidingen

Deze uitbreidingen kun jij niet downloaden via WordPress zelf. Je gaat hiervoor naar de website van de plugin. Vervolgens betaal je het aangegeven bedrag en download je het ZIP-bestand.

Daarna ga je in WordPress naar Plugin > Nieuwe uploaden. Vervolgens klik je op Bestand kiezen en zoek je naar de plugin die je gedownload hebt. Je kunt nu de plugin installeren en activeren. Vervolgens kun je gebruikmaken van de premium functionaliteiten.

Lees ook: Hoe koppel je Mollie aan een WooCommerce webshop?

Video: Maak jouw eigen webshop met WordPress

Wil jij meer leren over het maken van een WordPress webshop? Dan raad ik je aan om onderstaande video te bekijken. Hierin laat ik stap voor stap zien hoe jij jouw eigen WordPress webshop maakt.

Tot slot

Ik hoop dat je nu weet hoe je automatisch een factuur maakt met WooCommerce. Mocht de plugin je toch niet bevallen, dan kun je ook eens kijken naar PDF invoices of naar WooCommerce PDF Invoice. Voor deze plugins moet je echter wel betalen.  

Nog vragen na het lezen van dit artikel? Stel ze dan in de reacties. Je kunt ook contact opnemen via de contactpagina. Meestal sta ik je binnen 48 uur te woord.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meer artikelen